Fazer uma crítica ou discordar de alguém por e-mail pode ser desagradável, mas muitas vezes é necessário em um ambiente de trabalho.

Alguns problemas ou assuntos mais leves e corriqueiros não precisam ser tratados pessoalmente ou por telefone, porque seria uma reação exagerada e até dar um peso desnecessário à situação. Nesses casos, o e-mail é a melhor ferramenta.

Se não forem bem escritas, porém, as mensagens podem ser mal-interpretadas, por mais simples ou positivas que sejam. E isso é ainda pior quando o conteúdo é duro ou crítico.

Em artigo publicado no site de carreiras The Muse, a especialista em trabalho Sara McCord compartilhou uma fómula que segue na hora de escrever esses e-mails mais complicados, para evitar mal-entendidos e amenizar conflitos:

1ª Linha: Diga algo amigável

Segundo a autora, ajuda ser amigável no começo da mensagem. Imagine que é uma conversa cara a cara.

Colocar uma frase curta e simpática, mesmo que pareça superficial, ajuda. Por exemplo: ''Como foi o seu final de semana?'' ou ''espero que esteja tudo bem''.

2ª linha: Agradeça

Não comece falando diretamente sobre o que a pessoa fez de errado. Antes, reconheça o esforço e tempo gastos por ela com a atividade.

Algo simples, como: ''Muito obrigado pelo [trabalho/tempo/esforço] gasto nisso''.

3ª linha: Aponte algo positivo

É importante reconhecer ao menos uma atitude positiva ou qualidade da pessoa no desempenho daquela atividade ou função.

Nesse ponto, porém, é necessário tomar alguns cuidados. Primeiro, obviamente, seja sincero. Também não enrole muito, para não parecer que esteja evitando o assunto e também não tire o foco da mensagem principal, que virá na sequência.

Texto principal:

A autora defende que é importante explicar por que você está tomando aquela decisão, por que você decidiu fazer as coisas de uma maneira diferente.

Isso mostra consideração pelo outro, que não está discordando sem motivo.

Aqui, mais uma vez é necessário ser direto, sem falar sobre os erros além do necessário. Para isso, descreva que mudança você fez no projeto e qual a razão.

Se for mais de uma mudança, coloque em tópicos.

Última linha:

Para fechar, pergunte se a pessoa gostaria de saber alguma coisa ou precisa de um esclarecimento adicional. Isso mostra que você está aberto a ouvir, e valoriza o outro.

Veja um exemplo proposto pela autora:

Caro [nome],

Como está sua semana?

Obrigado, novamente, por seu [tempo/trabalho] gasto com [o projeto].

Você realmente captou o espírito do projeto. Eu gostei, particularmente, de [ponto positivo].

Eu [fiz algumas mudanças/tomei uma direção diferente], que gostaria de explicar:

• [Primeira mudança e como ela vai levar a um resultado positivo]
• [Segunda mudança e como ela vai levar a um resultado positivo]
• [Terceira mudança e como ela vai levar a um resultado positivo]

Por favor, me avise se tiver alguma dúvida!

Abraços,
[Seu nome]